Archiefwetgeving Inleiding

Enkele veel gestelde vragen:

Reikwijdte (voor wie of wat is deze wet geldig?)

• Is de Archieflandsverordening ook van toepassing voor overheidsNV’s, zoals Curoil, UTS, Aqualectra etc.?

  Ja. De verordening geldt voor alle “overheidsorganen”. Deze worden in het Nieuw Burgerlijk Wetboek – en in deze verordening – aangeduid als “alle organen bij Publieksrecht ingesteld”. Hieronder vallen ook de overheidsNV’s en stichtingen. Ook deze zijn verplicht hun archieven in goede en geordende staat te brengen en houden, te selecteren en over te dragen.

• Geldt de verordening ook voor digitale bestanden of alleen voor papieren documenten?

  De verordening geldt ook voor digitale bestanden (alle bij een overheidsproces gevormde of ontvangen informatie, ongeacht hun vorm).

Zorg, beheer en toezicht

• Wat is het verschil tussen deze 3 verantwoordelijkheden?

  De zorg is een bestuurlijke verantwoordelijkheid. De zorgdrager is altijd een minister, een bestuurder die verantwoording aan de volksvertegenwoordiging verschuldigd is. Zorgtaken zijn: de verantwoordelijkheid voor de middelen om een goed beheer mogelijk te maken, zoals adequate huisvesting, wetgeving, financiën, opleiding van de beheerders. In de eerste 20 jaar van de levenscyclus van overheidsinformatie is de zorgdrager de minister waaronder de dienst valt. Na 20 jaar – tegelijk met de fysieke overdracht van de informatie naar het Nationaal Archief- wordt die verantwoordelijkheid overgedragen naar de minister van BPD.
  
  Het beheer is een ambtelijke verantwoordelijkheid. De beheerder is degene die de dagelijkse werkzaamheden uitvoert om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. De eerste 20 jaar is de beheerder de Recordsmanager of Archiefbeheerder bij de overheidsdienst, na 20 jaar wordt het beheer overgedragen aan de Algemene Landsarchivaris. Het archief wordt dan fysiek (geselecteerd) overgedragen naar het Nationaal Archief.
  
  De toezichtfunctie berust bij de Algemene landsarchivaris. Deze neemt het beheer na 20 jaar over en dient  daarom te weten in welke staat het is, met welke ordening het toegankelijk is gemaakt, met welk volume er rekening moet worden gehouden in de Algemene Archiefbewaarplaats. Tevens wordt geïnspecteerd op het selectiebeleid. Wordt er wel geselecteerd door de diensten en worden de juiste procedures en criteria toegepast. De toezichthouder begeleidt de selectieve doorstroom van de bestanden en documenten naar de algemene bewaarplaats, en daarmee naar openbaarheid!

Openbaarheid

• Hoe is de openbaarheid in ons land geregeld voor stukken jonger dan 20 jaar? En hoe voor stukken ouder dan 20 jaar?

  Overheidsinformatie “jonger dan 20 jaar” vallen onder de Landsverordening Openbaarheid van Bestuur (LOB) PB 1995, no. 211. Het bepaalt dat een overheidsorgaan uit eigen beweging informatie moet verstrekken over beleid en uitvoering. Het geeft iedere burger ook recht op informatie naar aanleiding van een specifiek verzoek om informatie. Er zijn wel 11 openbaarheidsbeperkingen bepaald in deze fase. Een verzoek om informatie kan dan worden beantwoord met een extract of kopie van een origineel document waarbij delen die onder de 11 openbaarheidsbeperkingen vallen zwart zijn gemaakt.
  
  Stukken ouder dan 20 jaar vallen onder de Archieflandsverordening. Zodra de stukken zijn overgedragen naar het Nationaal Archief zijn ze in principe volledig openbaar. Het publiek heeft in deze fase recht op kosteloze inzage in de originele documenten (bij het Nationaal Archief). Van de 11 uitzonderingen in de vroege fase zijn er nu nog 3 overgebleven: 
  - Bescherming persoonlijke levenssfeer;
  - Voorkoming van onevenredige bevoor- of benadeling van natuurlijke of rechtspersonen;
  - Veiligheid van het land.

  Deze uitzonderingen vervallen echter na 70 jaar.

Selectie en vernietiging

• Mogen de beheerders archieven vernietigen?

  Ja. Vernietiging is zelfs een verplichting. Het hoort bij het reguliere beheer. Echter er is wel een zeer zorgvuldige procedure die gevolgd moet worden voordat tot daadwerkelijke vernietiging mag worden overgegaan. De hele procedure staat beschreven in het Archiefbesluit, artikel 2-9. 
  
  De belangrijkste onderdelen:
  - De te vernietigen bescheiden moeten worden gespecificeerd op een lijst;
  - De lijst dient te worden geaccordeerd door het Hoofd van de betreffende dienst (oordeelkundig op het bedrijfsbelang) alsmede door de Algemene Landsarchivaris (toezichthouder op het beheer, oordeelkundig op het historisch belang);
  - Van daadwerkelijke vernietiging dient een Proces Verbaal te worden opgemaakt.

Substitutie

• Kunnen we ons papieren archief vervangen door het te digitaliseren?

  Ja. Deze landsverordening geeft deze mogelijkheid tot substitutie. Substitutie dient met toestemming van de minister en via een machtiging van de Archiefinspecteur gepaard te gaan. De dienst zal intensiever worden geïnspecteerd. Meer informatie kunt u krijgen bij het National Archief, afdeling Inspectie en Acquisitie.