Kiko ta balorashon i selekshon?
“Un órgano di gobièrnu ta mantené i warda e materialnan di archivo ku ta kai bou di dje den un estado ordená i aksesibel i ta sòru tambe pa e selekshon i destrukshon di e dokumentonan di archivo ku ta bini na remarke, segun reglanan ku lo kontené e medidanan general stipulá den Landsbesluit (Dekreto Nashonal)”
Esei ta e teksto di artíkulo 3 di Lei di Archivo. Pa un bon maneho di informashon ta nesesario pa “sania” e archivo, den otro palabra, selektá i apartá e dokumentonan ku por keda destruí i warda e dokumentonan mas balioso. Esei lo yuda e aksesibilidat, protehá e datonan privá i finalmente traspasá i hasi e dokumentonan mas importante públiko. Banda di esei un bon maneho lo permití bo tuma nota di e siklo di bida di e material.
Ta “sania” un archivo pa medio di selekshon. Selekshon di archivo ta obligatorio pa gobièrnu. Pa por stipulá kua parti di un archivo ta keda wardá i kua ta keda destruí, mester ehekutá un balorashon.
Kon ta stipulá kiko ta destruí i kiko lo traspasá?
A base di un lista, ta responsabilisá loke mester destruí i loke nò. E promé vershon yama un lista di selekshon. Trahamentu di e lista di selekshon aki ta sumamente importante pa un organisashon.
Na Kòrsou tin dos método pa hasi esaki. E Dekreto di Archivo ta trata e métodonan aki den artíkulo 2 te ku 9. Na promé lugá, ta eksistí un lista ku ta indiká términonan ku mester warda e dokumentonan, ku por sirbi komo ehèmpel. Un organisashon por usa esaki komo guia i krea su propio lista di término ku mester warda dokumento, ku ta den konkordansia kuné. E ta un método ku ta tuma hopi tempu ya komo ku práktikamente mester selektá kada un dokumento riba su kurpa (riba nos wèpsait por deskargá e ehèmpel di lista di selekshon, bou di e Introdukshon di Legislashon di Archivo – anekso di e Dekreto di Archivo).
Den e di dos método ta selektá a base di tareanan òf akshonnan di e organisashon. E archivo ta forma su mes komo konsekuensia di e tareanan ku un organisashon ta ehekutá. Tareanan ku por ser balorá; segun e Dekreto di Archivo, na momentu ku ta traha un lista ku ta indiká términonan ku mester warda i fiha e dokumentonan di forma permanente, mester tene kuenta ku lo siguiente:
- E tarea di e órgano di gobièrnu;
- E relashon entre e órgano aki i otro órganonan di gobièrnu;
- E balor di dokumentonan di archivo komo elemento di patrimonio kultural;
- E importansia di e datonan ku ta figurá den e dokumentonan di archivo pa:
- Órganonan di gobièrnu
- Buskadónan di lei i prueba
- Investigashon históriko
Via di un análisis di e tareanan (un investigashon institushonal) ta krea un lista di akshon. Dor di e akshonnan aki ta skohe sierto dokumentonan di archivo. Despues ta asigná un término di almasenamentu na nan. E lista ku surgi di e manera ei ta un promé konsepto.
Ken ta disidí kiko ta destruí i kiko ta traspasá?
E promé konsepto ta ser trahá pa òf na nòmber di e organisashon mes. E organisashon ku a forma e archivo ta pa ekselensia eksperto pa loke a trata evaluashon di e importansia di e dokumentonan pa e organisashon. Nan sa mihó ku ningun otro, kua ta e tareanan ku nan mester ehekutá i kon nan tin di responsabilisá esakinan. Na promé instansia nan ta disidí pues tambe kua te dokumentonan di e organisashon ku lo traspasá i ku pues lo bira públiko. E direktiva di e organisashon ku tin e archivo formá mester akordá e promé lista.
Banda di esei e Archivero General di pais, ku ta un eksperto pa loke ta trata evaluashon di importansia históriko di e dokumentonan, mester akordá e lista.
Dado kaso esaki akordá e lista, e lista di selekshon ta atkirí un státus definitivo i por sigui ku traspaso òf destrukshon di material. E selekshon ta tuma lugá na nòmber di e persona máksimo responsabel, den e kaso aki e minister konserní. I mester pone na altura ku a sigui e prosesonan korekto. Pues, selekshon ta stipulá e destino di e dokumentonan di archivo: si ta warda òf destruí nan.
Traspaso
Mester traspasá dokumentonan ku ta ser konsiderá komo dokumentonan ku mester keda kustodiá permanente pa e depósito públiko, ku ta e depósito di Archivo Nashonal. Ta traspasá un fail na momentu ku e lastu dokumento den esaki kumpli 20 aña. Banda di esei traspaso prematuro òf kanselashon di traspaso tambe ta posibel.
Traspaso pa Archivo Nashonal mester tuma lugá di manera inventarisá. Lesa tambe “Traspaso i Disponibilidat públiko”.
Destrukshon
Siudadanonan mester por konfia ku realmente ta destruí e informashon ku ta poné pa destruí, rib’e lista di selekshon akordá i pues ku esaki realmente ta disparsé. mester destruí e dokumentonan, asina e término di warda/protekshon/almasenamentu pasa. Esei por tuma lugá únikamente pa medio di e lista di selekshon. Na momento ku e destrukshon real di e dokumentonan tuma lugá, mester traha un prosès verbal. Tanten un dokumento di gobièrnu no ta riba lista di selekshon, no por destruí esaki. Gobièrnu no por permití disparsé asina asina.Semper mester tin un spesifikashon di loke a destruí. E organisashon ku tin e archivo mester warda e prosès verbal di e destrukshon.
Si tin kualke pregunta por tuma kontakto libremente ku e departamento di Atkisishon di Archivo Nashonal (T. 4614866)
